Intern kommunikation

Det finns olika kanaler att välja för intern kommunikation, beroende på ditt syfte. Du som medarbetare hittar information som du kan behöva i din anställning och ditt uppdrag framför allt på intranätet.

Här hittar du information från kommunen

Kommunikationsenheten sköter intranätet, och utvecklar det kontinuerligt. Det är en webbplats som framför allt riktar sig till dig som är anställd i Motala kommun. Webbsidorna är inte sökbara på vanliga sökmotorer, men du kan skriva in https://extranat.motala.se i valfri webbläsare om du behöver komma åt informationen hemifrån eller på din smartphone. Vissa system kräver dock av säkerhetsskäl att du är ansluten till kommunens nätverk.

Interna nyheter ligger på startsidan på intranätet och på en webbsida med nyheter. Länken till nyheter ligger också längst ner i foten på varje webbsida under rubriken Hitta snabbt.

På startsidan kan du också se driftinformation, som läggs ut av IT-enheten.

Genom att använda RSS kan du få information om när nyheter publicerats på intranätet direkt i din RSS-läsare.

RSS står för ”Really Simple Syndication” och är en teknik som innebär att du kan prenumerera på webbflöden. Du hämtar en länk till RSS-flödet och klistrar in den i din RSS-läsare. En RSS-läsare kan du ha i ditt e-postprogram, din webbläsare eller en fristående app i din mobiltelefon. När du har lagt in flödet i din RSS-läsare får du en avisering när det har kommit en ny nyhet.

Så gör du

Du som har Outlook som e-postprogram kan följa den här instruktionen för att lägga in en RSS-prenumeration.

  1. Gå till nyhetssidan.
  2. Välj det nyhetsflöde som du är intresserad av genom att välja kategori. Du kan välja kategorin ”Alla” för att prenumerera på alla nyheter, eller välja en underkategori.
    Blå ruta med texten Visa kategori, och där kategorin Din anställning är vald.
  3. Du får då fram RSS-flödet för just denna nyhetskategori. Kopiera länken till flödet. Hur du går till väga för att kopiera länken beror på vilken webbläsare och enhet du använder. Du kan exempelvis högerklicka på länken och välja att kopiera den.
    Blå ruta med texten RSS-flöde för Din anställning. Läs om att prenumerera på nyheter via RSS.
  4. Gå till Outlook, och RSS-prenumerationer i vänsterkolumnen.
    En lista på olika funktioner i Outlook, och RSS-prenumerationer är markerat med en röd ruta.
  5. Högerklicka och välj ”Lägg till en ny RSS-feed”.
  6. Kopiera in länken.
  7. Du kan lägga in flera flöden om du vill följa flera kategorier av nyheter.

Instruktionsfilm

I filmen kan du se hur du går till väga för att prenumerera på nyheter inom en viss kategori via RSS, direkt till din Outlook.

Driftinformation som RSS

Du kan även prenumerera på driftinformation via RSS på samma sätt. Då klistrar du in den här länken: https://extranat.motala.se/medarbetare/driftinformation/feed/.

Personaltidningen På jobbet riktar sig till alla medarbetare, chefer och förtroendevalda inom kommunen. Syftet är att lyfta fram inspirerande människor och spännande förändringsarbeten som bidrar till ett hållbart sjöstadsliv och vår interna stolthet. Personaltidningen ges ut två gånger om året och fördelas då till allmänna utrymmen som fikabord hos våra kommunala verksamheter.

Här publiceras den tillgänglighetsanpassade webbversionen av personaltidningen På jobbet.

Den vardagliga digitala kommunikationen medarbetare emellan, eller vid kontakt med externa parter, kan skötas i första hand via e-post eller Teams. Tänk på att du inte får hantera känslig information via dessa system.

För situationer då vi behöver kommunicera sekretessbelagd eller annan känslig information har vi särskilda system. Via plattformen Sefos kan vi skicka säkra meddelanden och hålla säkra videomöten. Läs mer på den här sidan:

Kommunicera känslig information

Välj rätt kanal för intern kommunikation

Kommunikationsenheten har tagit fram ett verktyg som vi kallar för ”Kanalslussen”, för att slussa dig vidare till rätt kanaler beroende på syftet med din kommunikation. Här nedan kan du se hur vi rekommenderar att du ska kommunicera internt beroende på syfte.

De flesta kanaler hanteras av kommunikationsenheten så kontakta oss på kommunikation@motala.se om du vill få ut ett budskap. Vi finns också som bollplank för vilken kanal som är mest lämplig.

Ladda ner Kanalslussen

Om du vill använda dokumentet, som är en powerpointfil, för att få en överblick och kunna anteckna i det, så kan du ladda ner det här:

Kanalslussen

De sista sidorna handlar om intern kommunikation.

Kanaler:

  • SMS för att nå många snabbt
  • E-post till de som berörs
  • Intranät, nyhet eller driftinformation.

Kanaler:

  • Intranät för information som ska stödja det dagliga arbetet
  • E-post till de som berörs
  • Personaltidningen ”På jobbet”
  • Nyhetsbrev till chefer som skickas en gång per månad.

Kanaler:

  • Verksamhetsbesök, nätverkande
  • Enskilda avstämningsmöten mellan medarbetare och chef
  • Inspirations- eller temadagar för att nätverka, utbyta erfarenheter, öka delaktighet och kunskap.
  • Instagramkontot ”Jobba i Motala kommun” där medarbetare visar upp kommunen som arbetsgivare

Kanaler:

  • Enhetsmöten och arbetsplatsträffar
  • Tvärgruppsmöten för att lösa uppdrag som involverar flera verksamheter
  • Ledningsgruppsmöten för chefer, för beslut som påverkar flera verksamheter
  • Medarbetar- och lönesamtal
  • Fackliga samverkansmöten
ß