Stödmaterial vid projekt och uppdrag
Stödmaterial till projekt- och uppdragsmodellerna
Till projekt- och uppdragsmodellerna finns ett antal stödmaterial framtagna. Stödmaterialen har olika funktioner och syften och är avsedda att användas utifrån projektets eller uppdragets specifika behov.
Varje dokument innehåller en tydlig beskrivning av sitt syfte, rekommenderat tillvägagångssätt samt information om vilka roller som bör använda materialet.
Under rubrikerna nedan kan du läsa en kort beskrivning av respektive stödmaterial och ta del av exempel på när de med fördel kan användas i projekt och uppdrag.
Beslutslogg
Alla beslut som fattas i ett projekt eller uppdrag ska beskrivas och dokumenteras i en beslutslogg för enklare spårbarhet.
För detta ändamål finns en beslutslogg framtagen i både Word- och Excel-format, som kan användas som stöd.
- Beslutslogg för projekt- och uppdragsbeslut, Excel
- Beslutslogg för projekt- och uppdragsbeslut, Word
Beslutsunderlag
Beslutsunderlaget är en mall som används som stöd inför beslut som fattas av styrgrupp eller beställare. Mallen syftar till att beskriva bakgrunden till beslutet samt presentera förslag till beslut, för att skapa ett välgrundat och strukturerat beslutsfattande.
En intressentanalys används för att identifiera alla personer eller grupper som påverkas av eller har inflytande över projektet/uppdraget.
Syftet är att säkerställa att deras behov, förväntningar och påverkan tas i beaktande både under genomförandet och i slutresultatet.
En kommunikationsplan är ett verktyg för att säkerställa att rätt målgrupp får rätt information i rätt tid och på rätt sätt. Kommunikationsplanen beskriver vilka olika kommunikationsaktiviteter som ska genomföras under projektet/uppdraget.
En kravspecifikation används för att klargöra vad som förväntas av ett projekt/uppdrag och hur det ska genomföras. En kravspecifikation hjälper också till att prioritera kraven och tydliggör vad som är ska-, bör- och kan-krav.
När nuläge, intressenter och risker är analyserade finns en bra grund för att gå vidare med att ta fram en kravspecifikation.
Värderingsmatrisen används som ett stöd för att bedöma om ett arbete lämpar sig bäst att genomföra som projekt eller som uppdrag. Genom att analysera och värdera ett antal frågeställningar tas en rekommendation fram. Matrisen kan även med fördel användas som underlag för dialog och gemensam diskussion.
I metodstödet för nyttoanalyser presenteras ett verktyg för att genomföra en förenklad nyttoanalys. I nyttoanalysen ingår att identifiera, beskriva och analysera effekterna samt nyttorna av den tänkta förändringen. Nyttorna som identifieras ligger sedan till grund för att formulera effektmålen.
En förenklad nyttoanalys ska göras i samtliga projekt i förstudiefasen och även ligga till grund för beslut om eventuellt genomförande. Nyttoanalysens omfattning bör stå i proportion till förändringsarbetets storlek, komplexitet och behov.
En förenklad nyttoanalys passar även att genomföra i förberedelsefasen för ett uppdrag, men är inget krav.
I ett projekt/uppdrag ska alltid syfte, projektmål/uppdragsmål och effektmål beskrivas. Tillsammans ger de en helhetsbild av vad projektet/uppdraget ska åstadkomma.
Målformuleringen förklarar skillnaderna mellan dessa begrepp och ger stöd i att formulera tydliga, realistiska och uppnåeliga mål med hjälp av SMART-metoden.
Möjlighetsanalysen fokuserar på att identifiera och bedöma potentiella möjligheter som kan stärka ett projekt eller uppdrag. Genom att analysera sannolikheten för att möjligheterna uppstår och vilka positiva konsekvenser de kan få, kan åtgärder planeras för att ta tillvara och maximera nyttan.
En nulägesanalys syftar till att skapa en tydlig bild av hur situationen ser ut idag. Den hjälper till att identifiera vilka styrkor som finns, vilka möjligheter som kan utnyttjas, och vilka utmaningar som behöver hanteras. Genom att förstå nuläget skapas en stabil grund.
Planeringskedjan beskriver en metodisk arbetsgång för att ta fram en tydlig och användbar tidplan. Det är ett praktiskt stöd för att steg för steg strukturera, organisera och planera projektets/uppdragets aktiviteter på ett sätt som skapar överblick, samsyn och en realistisk genomförandeplan.
Riskanalysen fokuserar på att identifiera potentiella risker, bedöma sannolikheten att de inträffar och analysera vilka konsekvenser de kan få. När riskerna är kartlagda kan åtgärder planeras för att förebygga eller minska deras negativa effekter.