Projektmodell

Modellen innehåller fem fastställda beslutspunkter (BP).

En beslutspunkt är en grind som får passeras när resultatet av föregående fas är godkänt samt när förutsättningarna för nästkommande fas är säkerställda.

För att få en bra styrning, och säkerställa rätt beslut före och under projektet är det viktigt att beslutspunkterna används som tillfällen där projektledaren rapporterar status, styrgruppen gör bedömningar och beställaren fattar beslut.
En beslutspunkt är en tydlig avgränsning mellan faserna och för att fortsätta in i nästa fas krävs alltså ett aktivt beslut. Alla beslutspunkterna är obligatoriska.

Vid varje beslutspunkt (BP) genomförs ett beslutsmöte som kan resultera i ett av fyra alternativa beslut:

• Fortsätta projekt enligt plan
• Gå tillbaka och ändra eller komplettera
• Stoppa projekt tillfälligt
• Avsluta projekt

Ett projekt bör också ha regelbundna beslutsmöten, planerade och extra vid behov, under hela projektets livscykel. Det innebär i praktiken att projektledaren har avstämningar med styrgruppen och styrgruppen eller beställaren tar aktiva beslut om frågor som påverkar projektet.

Alla beslut som fattas ska beskrivas och dokumenteras i mötesprotokoll och i projektets beslutslogg.

I behovsfasen skrivs en behovsanalys för att ta reda på vad det faktiska behovet är och vilka de bakomliggande orsakerna är till att behovet finns. I behovsanalysen beskrivs också vilka konsekvenserna blir om behovet inte tillgodoses.

Resultat av fasen behov:

En behovsanalys som beskriver varför en förändring är nödvändig.

I Beslutspunkt 1 fattar beställaren ett av följande beslut:

• Gå vidare med en förstudie
• Gå tillbaka och ändra eller komplettera
• Stoppa tillfälligt
• Avslå

Checklista inför beslut:

• Det är tydligt vad förstudien ska omfatta och hur den ska genomföras
• Resurser till förstudien är säkrade
• Det finns en beställning på en förstudie

Beslutsunderlag och mallar att använda under fasen behov:

• Behovsanalys, mall
• Beställning förstudie, mall

Syftet med förstudien är att minska osäkerheten genom att analysera förutsättningar att genomföra projektet. Krav behöver dokumenteras, projektets omfattning definieras, lösningar utredas, intressenter kartläggas och nyttan bedömas för att ställas mot kostnader och förutsättningar. Förstudien ska rekommendera vilket alternativ som bör väljas, det vill säga att ”rätt sak görs”.

Resultat av fasen förstudie:

En väl underbyggd förstudierapport som utgör underlag till beslut som antingen styrker beslutet att genomföra projektet eller visar att fortsättning bör ske på annat sätt, exempelvis i linjen eller helt utebli.

Process:

Processkartan visas vilka aktiviteter som vanligtvis ingår i en förstudie. Beroende på dess omfattning och komplexitet kan fler aktiviteter behöva utföras och mer underlag behöva tas fram.

Processen är inte statisk som bilden visar. Den är dynamisk på så sätt att ibland kan aktiviteter behöva upprepas flera gånger, och i vissa fall kan enstaka aktiviteter behöva göras i omvänd ordning. Om så är fallet brukar det bli tydligt under processens gång, men rekommendationen är att utföra aktiviteterna enligt processen som bilden visar.

I beslutspunkt 2 fattar beställaren ett av följande beslut:

• Ändra eller komplettera förstudien
• Gå vidare och starta planering
• Gå vidare och bedriv som ett uppdrag
• Stoppa tillfälligt
• Avsluta projekt i förtid

Checklista inför beslut:

• En förstudie är genomförd
• Resurser till planeringsfasen är säkrade
• Det finns en projektbeställning
• Det finns mätbara projekt- och effektmål

Beslutsunderlag och mallar att använda till fasen förstudie:

• Förstudie, mall
• Beställning projekt, mall

Syftet med planeringen är att välja metod för genomförandet och ta fram en plan för hur projektmålet ska uppnås. Planeringen syftar till att strukturera projektets aktiviteter och resurser. Det behöver klargöras vad som behöver göras, vem som gör vad, uppskatta hur lång tid det tar, se till att alla har det de behöver, räkna ut kostnaderna samt analysera och hantera risker.

Resultat av fasen planering:

En strukturerad projektplan som inkluderar mål, tidsplan, resurser, budget och riskhantering för att säkerställa ett framgångsrikt genomförande.

Process:

Processkartan visar vilka aktiviteter som vanligtvis ingår i fasen planering. Beroende på projektets omfattning kan fler aktiviteter behöva utföras och mer underlag behöva tas fram.

Processen är inte statisk som bilden visar. Den är dynamisk på så sätt att ibland kan aktiviteter behöva upprepas flera gånger, och i vissa fall kan enstaka aktiviteter behöva göras i omvänd ordning. Om så är fallet brukar det bli tydligt under processens gång, men rekommendationen är att utföra aktiviteterna enligt processen som bilden visar.

I beslutspunkt 3 fattar beställaren ett av följande beslut:

• Gå vidare och starta genomförandet
• Gå tillbaka, ändra eller komplettera
• Stoppa projektet tillfälligt
• Avsluta projekt i förtid

Checklista inför beslut:

• Resurser till genomförandet är säkrade
• Det finns en projektplan
• Nyttorna för projektet är analyserade och dokumenterade

Beslutsunderlag och mallar att använda till fasen planering:

• Projektplan, mall
• Plan för nyttorealisering, mall

Syftet med genomförandefasen är att genomföra projektet enligt planeringen, uppnå projektets mål samt att överlämna resultat. Aktiviteter och kostnader följs regelbundet upp, avvikelser analyseras och eventuella ändringar hanteras löpande i projektets styrgrupp. Ett projekt kan ha flera delleveranser eller en stor leverans i slutet av genomförandet.

Resultat av fasen genomförande:

En färdigställd leverans enligt projektplanen, där mål och krav är uppfyllda och kvalitetssäkrade.

Process:

Processkartan visar vilka aktiviteter som vanligtvis ingår i fasen genomförande. Under aktiviteten ”genomför projekt” så ingår alla de delar och aktiviteter som beskrivs i projektplanen.

I beslutspunkt 4 fattar beställaren ett av följande beslut:

• Gå vidare och inled avslutningsfasen
• Gå tillbaka, ändra eller komplettera
• Stoppa projektet tillfälligt
• Avsluta projekt i förtid

Checklista inför beslut:

• Projektets resultat är levererat och godkänt av förvaltarorganisation
• Projektets resultat är godkänt av styrgrupp och beställare
• En eventuell restpunktslista är sammanställd

Beslutsunderlag och mallar att använda till fasen genomförande:

Beslutsunderlagen för genomförandefasen anpassas efter varje enskilt projekt och kan omfatta exempelvis lägesrapporter, ändringsbegäran, eller delegationsbeslut.

Syftet med avslutningsfasen är att utvärdera arbetet och ta vara på erfarenheter samt avveckla projektgruppen. Projektledaren har som sista uppgift att ta fram en slutrapport där bland annat projektets uppnådda resultat och projektmål utvärderas.

Resultat av fasen avslut:

En formellt avslutad och dokumenterad leverans där erfarenheter har utvärderats och överlämning till drift eller mottagare har genomförts.

Process:

Processkartan visar vilka aktiviteter som vanligtvis ingår i fasen avslut. Beroende på projektets omfattning kan fler aktiviteter behöva utföras. Processen är inte statisk som bilden visar. Den är dynamisk på så sätt att ibland kan aktiviteter behöva upprepas flera gånger, och i vissa fall kan enstaka aktiviteter behöva göras i omvänd ordning. Om så är fallet brukar det bli tydligt under processens gång, men rekommendationen är att utföra aktiviteterna enligt processen som bilden visar.

I beslutspunkt 5 fattar beställaren ett av följande beslut:

• Gå tillbaka, ändra eller komplettera
• Godkänn resultat och avsluta projekt

Checklista inför beslut:

• Slutrapport framtagen
• Projektets resultat är överlämnat till förvaltarorganisation
• Projektets dokument är rensade och diarieförda
• Eventuella behörigheter och projektkonton är avslutade

Beslutsunderlag och mallar att använda till fasen avslut:

• Slutrapport, mall

Syftet med uppföljningsfasen är att säkerställa att nyttorna realiseras och följs upp, helt enkelt ta reda på om de beslutade effektmålen har uppnåtts.

I uppföljningsfasen undersöks vilka faktiska resultat som uppnåtts i förhållande till den förväntade nyttan som beskrivits i dokumentet Plan för nyttorealisering. I utvärderingen följs även antagandena i behovsanalysen och förstudien upp. I vissa fall tar det flera år innan den önskade nyttan från projektet uppnås. I andra fall sker detta inom ett par månader efter projektets avslut.

Resultat av fasen uppföljning:

En utvärderingsrapport med en sammanställning över resultatet av de utvärderade nyttorna

Ansvarig för uppföljning:

Ansvaret för att göra uppföljningen vilar på den eller de personer som utsetts i planeringsfasen. Det är alltså inte projektledaren som ansvarar för uppföljningen.

Mallar att använda till fasen uppföljning:

• Rapport utvärdering av nytta, mall

Innan ett projekt kan starta är det viktigt att reda ut vem som ansvarar för vad. Ju tydligare och klarare roller som finns desto enklare blir det sedan att arbeta. Det underlättar både för den som ska leda projektet och för den som är beställare. Figuren nedan visar hur projekt i Motala kommun är organiserade och rollerna som beskrivs är förbehållna projekt- och uppdragsmodellen.

Beställare

Beställaren har det övergripande ansvaret för projektet och ska därför se till att det finns ett tydligt uppdrag och tillräckliga resurser. Beställaren ska ställa krav och kritiskt granska resultat och underlag. Beställaren ska bidra med engagemang, vara tillgänglig och aktivt stödja projektledaren under hela projektets gång.

Ansvar:

• Initierar projekt som ligger i linje med Lup och/eller verksamhetsplanen.
• Ansvarar för effektmål och projektmål.
• Upprättar beställning av förstudie och projekt.
• Tillsätter, sammankallar och är ordförande i styrgrupp.
• Utser projektledare/förstudieledare i samråd med resursägare.
• Säkerställer och tilldelar projektet resurser.
• Fastställer projektplanen och godkänner projektets resultat.
• Granskar resultat och beslutar om ändringar.
• Godkänner beslutspunkterna.
• Ansvarar för utvärdering av effektmål, båda att den är planerad och att den genomförs.
• Förankrar arbetet som ska genomföras i organisationen.
• Avslutar och följer upp projekt.

Styrgrupp

En styrgrupp ska finnas i alla projekt. Styrgruppen har i uppgift att verifiera och validera projektet under hela livscykeln och fungerar som stöd till beställare och projektledare. De som ingår i en styrgrupp ska ha mandat att fatta beslut i sin befattning. Styrgruppen ska vara ändamålsenlig och bestå av personer som har kunskap om projektet och/eller verksamheten som ska använda resultatet. Styrgruppen ska bidra med engagemang och aktivt stödja projektledaren och beställaren under hela projektets gång.

Ansvar:

• Utgör stöd för projektledare och beställare.
• Samtycker till framflyttning i faserna i samråd med beställaren.
• Granskar projektplanen.
• Säkerställer att projektet ligger i linje med Lup och/eller verksamhetsplanen.
• Hanterar möjligheter/risker.
• Undanröjer hinder, påverkar och bidrar till att nödvändiga beslut kan fattas för att driva projektet framåt.
• Säkerställer att projektet når uppsatta mål.
• Säkerställer att beslut blir dokumenterade och kommunicerade.
• Kommunicerar med och påverkar intressenter.

Projektledare

Projektledarens huvuduppgift är att se till att projektet levererar efter den beslutade projektplanen. Projektledaren ansvarar för att organisera och leda arbetet i faserna planering, genomförande och avslut.

Ansvar:

• Verkar för att projektets mål och resultat uppnås.
• Utformar projektplanen i samråd med projektgruppen.
• Ser till att projektet genomförs enligt projektplanen.
• Organiserar och planerar projektet.
• Leder och fördelar arbetet i projektet.
• Löser problem och hanterar konflikter.
• Driver arbetet framåt och säkerställer genomförande.
• Kommunicerar med, engagerar och motiverar arbetsgrupp och intressenter.
• Rapporterar utfall och hanterar risker och ändringar inom sitt ansvarsområde.
• Kallar till och leder möten med projekt- och referensgruppen.
• Rapporterar till beställare och styrgrupp och närvarar vid beslutsmöten.
• Ansvarar för att berörda dokument skyndsamt diarieförs.

Delprojektledare

Har inom utsett område samma uppgifter som projektledaren och rapporterar löpande till projektledaren i huvudprojektet.

Förstudieledare

Förstudieledarens huvuduppgift är att fördjupa det beskrivna behovet och utveckla projektidén genom att undersöka, analysera och föreslår relevanta lösningar och tillvägagångssätt och sammanställa resultatet i en förstudierapport.

Ansvar:

• Organiserar och leder förstudiearbetet.
• Rapporterar förstudiens status, arbete och förutsättningar till beställaren.
• Sammanställer förstudierapport.
• Överlämnar resultatet av förstudien till projektledaren.

Projektdeltagare

Är medarbetare i projektet och medverkar till att projektet genomförs och når sina resultat.
Projektdeltagare ingår i projektgruppen.

Ansvar:

• Planerar och genomför egna aktiviteter inom överenskomna tidsramar.
• Rapporterar planering, resultat, avvikelser och risker till projektledaren.
• Föreslår förbättringar.
• Bidrar med sakkunskap och omvärldsbevakning.

Referensgrupp

Referensgruppen är ett forum för att testa idéer, lösningar och presentera delresultat. Utses efter behov av projektledaren och bör bestå av representanter från de verksamheter som berörs av projektets genomförande och leverans, alternativt innehar kunskaper som är viktiga för projektets genomförande. Referensgruppen kan även bestå av externa parter som konsulteras utifrån behov, exempelvis kommuninvånare. Gruppen är rådgivande till projektledare och projektgrupp.

Resursägare

Resursägare är cheferna för de personer som arbetar i projektet. Resursägaren ser till att projektet får deltagare med rätt kompetens.

Ansvar:

• Ser till att projektdeltagarna får tid för projektet genom att de frigörs från andra arbetsuppgifter, och, vid behov delegerar mandat.
• Ser till att tilldelad personal har rätt kompetens och förutsättningar för att ingå i och bidra till projektet och dess genomförande.

Mallar

Som stöd finns projektmallar framtagna i Microsoft Word och Excel. I varje dokumentmall finns tillhörande information och exempel för att underlätta för användaren.

Mallarna Behovsanalys, Beställning förstudie, Förstudierapport, Beställning projekt, Projektplan, Plan för nyttorealisering och Slutrapport är obligatoriska dokument för samtliga projekt.

• Behovsanalys, mall
• Beställning förstudie, mall
• Förstudie, mall
• Beställning projekt, mall
• Projektplan, mall
• Plan för nyttorealisering, mall
• Slutrapport, mall
• Rapport utvärdering av nytta, mall

Stödmaterial

Stödmaterialet används utifrån projektets behov. Utgå från vilka aktiviteter som ska genomföras enligt projektmodellens processer och använd de mallar som är relevanta för projektet.

Varje mall innehåller en tydlig beskrivning av syfte, tillvägagångssätt samt vilken eller vilka roller som är tänkta att använda materialet.

• Intressentanalys, mall
• Kommunikationsplan, mall för projekt och uppdrag
• Kravspecifikation projekt, mall
• Metodstöd för nyttoanalys
  • Nyttoanalys, mall
• Målformulering – SMARTA mål
• Möjlighetsanalys, mall
• Nulägesanalys, mall
• Planeringskedjan
• Riskanalys för förändringsarbete, mall

Utbildning

Utbildning i projektmodellen publiceras i mars 2026

Handbok

• Handbok projektmodell

Processer

• Projektmodell | Motala kommuns processer

Dokument och arbetsmaterial som tillhör projektet ska lagras i projektverktyget under projektets livscykel. När ett beslut har fattats, eller ett dokument har beslutats, så ska det skyndsamt diarieföras i projektets ärende i kommunens dokument- och ärendehanteringssystem.

Informationsklassning

Projektdokumentationen ska informationsklassas enligt gällande rutin. Se ärende KS-2026/00028, där finns en sammanställning av en utförd informationsklassning av projektmallar. Klassningen kan användas som standard för projektdokument så länge sekretess eller känsliga personuppgifter inte hanteras i dokumentationen, då behöver en separat informationsklassning genomföras.

Ansvar

Projektledaren ansvarar om inget annat beslutas, för handlingarna som hanteras inom projektet tills att beslut om att avslutsfasen är klar har fattats. Till detta ansvar hör att samla in, hålla ordnade, lämna till diarieföring, rensa och vid förfrågan lämna ut handlingar kopplade till projektet.

När ett projekt avslutas är det projektledarens ansvar att avsluta projektet i projektverktyget och se till att dokumentation gallras och arkiveras enligt gällande informationshanteringsplan.

När projektet övergår i uppföljningsfasen övergår ansvaret för dokumenthantering till den person som utsetts till ansvarig för uppföljning.

Diarieföring av dokument

Ett ärende ska skapas i kommunens dokument- och ärendehanteringssystem.i samband med upprättande av behovsanalysen. I ärendet ska sedan löpande registrering ske av samtliga handlingar som enligt respektive nämnds informationshanteringsplanen ska diarieföras.

Kontakta din förvaltnings registrator för upprättande av ärende och registrering av handlingar.