Handlägga ärenden i Artvise kundtjänst
Servicecenter skickar ärenden som kommunvägledarna inte kan hantera till handläggargrupper. Här kan du läsa mer om hur du som handläggare hanterar ärenden i systemet Artvise kundtjänst.
När ett nytt ärende skickas från Servicecenter får ni ett mejl till er funktionsbrevlåda.
När du klickar på länken i mejlet kommer du in till en översiktsbild över era aktiva ärenden och kan välja hur du ska hantera ärendet.
Här nedan hittar du instruktioner för hur du arbetar med ärenden i Artvise kundtjänst.
- Markera det ärende du vill besvara med muspekaren.
- Tryck sedan på ”Tilldela mig”.
- Om du inte längre ska besvara ärendet kan du välja ”Ta bort” så är du inte tilldelad ärendet längre.
- Du kan även söka fram en kollega via knappen ”Sök” och tilldela ärendet till hen.
Under ”Mina ärenden” ser du alla ärenden du är tilldelad.
När ett ärende är markerat kan du läsa information om ärendet i informationsrutan till höger. Där kan du läsa meddelande från servicecenter i ärendet.
Om ärendet inkommit via mejl kan du även läsa originalmeddelandet från kund i denna ruta.
För att besvara ett ärende trycker du på ”Besvara”. Då får du välja om du besvarar kunden via e-post eller telefon.
När du väljer att besvara via e-post öppnas nedanstående ruta upp. Där kan du skriva ditt svar till kund.
Du har även möjlighet att schemalägga när svaret ska skickas. Tryck på schemalägg och välj tid och datum.
Du kan bifoga filer i meddelandet genom att trycka på bifoga fil.
När du väljer att besvara via telefon öppnas nedanstående ruta upp. Kundens telefonnummer står då överst.
Du får ringa upp numret på din arbetstelefon då systemet inte kan ringa ut.
Skriv en kort anteckning efter samtalet och tryck sedan på ”Registrera”.
När ett ärende är besvarat får det en symbol efter sig som visar att detta ärende är besvarat.
I bilden ovan finns två ärenden.
- Ärende 2022MSC6 som är tilldelat Emil Sjögren och som redan är besvarat.
- Ärende 2022MSC21 är inte tilldelat någon handläggare och som inte har besvarats.
När ett ärende är besvarat kan du sedan avsluta det. Tryck på ”Avsluta”.
Raden med ärendet försvinner då, men historiken finns sparad i servicecenters system.
Du kan skriva en tjänsteanteckningar eller en interna anteckningar i ett ärende.
- Intern anteckning är som en post-it lapp som kommer försvinna när ärendet avslutas. När ärendet är avslutas går det inte återskapa denna anteckning.
- En tjänsteanteckning kommer sparas i ärendet även efter att det avslutats. Detta medför att kunden kommer få tillgång till anteckningen om hen begär ut handlingar gällande sitt ärende.
Om du vill föreslå ett svar som servicecenter i framtiden kan lämna själva i liknande ärenden trycker du på ”Förslag till kunskapsdatabas”.
Om du tycker att ärendet ska besvaras i servicecenter eller av annan verksamhet kan du skicka tillbaka ärenden genom att trycka på ”Åter till arbetsgrupp”.
Har du frågor om ärenden i Artvise kontakta servicecenter@motala.se.