Ta fram och revidera styrdokument
Styrdokument är ett sätt att ange riktning, förhållningssätt och regler för verksamheten. De kan antas antingen på politisk nivå eller på förvaltningsnivå. Det är viktigt att följa rätt process när du ska ta fram ett nytt styrdokument eller revidera ett befintligt.
Motala kommun har följande typer av politiska styrdokument:
- Vision
- Program
- Plan
- Policy
- Föreskrifter
- Taxor
- Reglemente
- Riktlinjer
Politiska styrdokument med andra benämningar än de ovan får inte förekomma.
Följande styrdokument kan antas av kommunens ledningsgrupp eller på förvaltningsnivå:
- Gemensamma anvisningar
- Anvisningar
- Rutiner
Läs mer om de olika typerna av styrdokument här: Olika typer av styrdokument
Om du ska ta fram ett nytt styrdokument behöver du på förhand ha tänkt på:
- Vem/vad har initierat behovet?
- Ersätter styrdokumentet andra styrdokument eller har styrdokumentet kopplingar till befintliga styrdokument?
- Finns det behov av särskilt samråd och/eller förankring för att underlätta framtagande och införande av styrdokumentet?
- När ska styrdokumentet träda i kraft?
- Vem/vilken instans ska besluta om styrdokumentet?
Vid revidering av styrdokument ska följande framgå i dokumentet:
- Struken text (i röd text)
- Ny text (i röd text)
- Kommentar (i grön text)
På så sätt kan beslutsfattare enkelt se vad som föreslås revideras i dokumentet.
Mallar för styrdokument finns i kommunens ärendehanteringssystem Ciceron. Inga andra mallar får förekomma. Detta för att säkerställa att samtliga styrdokument följer kommunens grafiska profil och styrmodell.
Viss metadata fylls i mallen automatiskt, medan andra fält ska fyllas i av dokumentansvarig. Hjälptexter finns i respektive mall.
Uppdatera styrdokument efter antagande
Efter beslut om styrdokument ska dokumentansvarig uppdatera förstasidan samt stryka läsanvisningar i dokumentet. Därefter ska uppdaterat styrdokument diarieföras i ärendet i Ciceron. Det ska framgå i ärendet vilken version av styrdokumentet som är beslutad.
Publicering
Kom ihåg att skicka uppdaterat/antaget styrdokument kommunikation@motala.se om styrdokumentet ska publiceras på intranätet eller ska ingå i den kommunala författningssamlingen.