Allmänna handlingar
Allmänna handlingar kan vara både pappersdokument och digitalt lagrade uppgifter, som ett e-postmeddelande eller uppgift i ett datasystem. Handlingarna är för det mesta offentliga. Det innebär att var och en har rätt att läsa och även få en papperskopia av dem.
Vad är en handling?
Med handling avses en framställning i skrift eller bild eller en upptagning som endast med tekniska hjälpmedel kan läsas eller avlyssnas eller uppfattas på annat sätt.
Vad är en allmän handling?
En handling är allmän, om den förvaras hos en myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos en myndighet.
Inkommen handling
Enligt Tryckfrihetsförordningen (TF) 2 kap. 9 § anses en handling ha inkommit till myndigheten, när den har kommit fram till myndigheten eller överlämnats till ansvarig person.
Upprättad handling
Enligt 2 kap. 10 § TF anses en handling ha upprättats hos en myndighet, när den har expedierats. En handling som inte har expedierats anses upprättad när det ärende som den hör till har slutbehandlats hos myndigheten eller, om handlingen inte hör till ett visst ärende, när den har justerats av myndigheten eller färdigställts på annat sätt.
I 2 kap. 13–14 §§ TF framgår vilka handlingar som inte anses allmänna.
En allmän handling ska registreras så snart den inkommit eller upprättats. Som myndighet har vi krav på oss att hålla handlingar sorterade och förtecknade. Enligt 5 kap 2 § i offentlighets- och sekretesslagen ska en myndighet vid registrering ange:
- Datum då handlingen kom in eller upprättades.
- Diarienummer eller annan beteckning handlingen fått vid registreringen.
- Vid behov – uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare.
- I korthet vad handlingen rör.
Motala kommun använder Ciceron som huvudsakligt diarieföringssystem men olika verksamheter har olika verksamhetssystem, bland annat EDP Vision och Viva, som i vissa fall också fungerar som diarieföringssystem.
Ansvar som kommunanställd
Du som kommunanställd ansvarar för att inkomna handlingar registreras. Det är därför viktigt att du alltid funderar på om handlingen du fått till dig är en allmän handling som ska registreras. Får du en remiss, ett beslut eller annat dokument från en annan myndighet eller förening så ska handlingen oftast registreras. Rådgör med registrator eller nämndsekreterare om du är osäker.
När du som handläggare får e-post eller handlingar skickade till dig är det ditt ansvar att se till att handlingarna registreras. Exempelvis genom att skicka den vidare till förvaltningens registrator eller själv lägga in den i Ciceron, om det redan finns ett ärende som du är handläggare för. Ibland kan det vara svårt att bedöma vad som ska registreras och inte. Nedan följer exempel på vad som inte behöver diarieföras:
- Allmänna frågor/information/korrespondens som har ringa betydelse för verksamheten och som inte tillhör något ärende
- Beställningar
- E-post som kommit fel, som exempelvis ska till annan myndighet
- Fakturor
- Felanmälan
- Fullmakter för postöppning
- Förfrågningar av rutinkaraktär
- Kursinbjudningar, kursprogram, inbjudningar till olika seminarier och föreläsningar eller reklam
- Personalärenden, till exempel ledighetsansökningar
- Skrivelser med obegripligt eller meningslöst innehåll som kommer in från enskilda
Är du osäker, fråga förvaltningens registrator.
Postöppning
Det är i huvudsak förvaltningens registrator som öppnar, läser och tilldelar centralt inkommande post och e-post. Det måste alltid finnas en eller flera personer som är ansvariga för att inkommen e-post dagligen öppnas i kommunens funktionsbrevlådor under vardagarna. Här kan du läsa mer om postöppning:
Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) innehåller bestämmelser om myndigheters och vissa andra organs handläggning vid registrering, utlämnande och övrig hantering av allmänna handlingar.
Vidare innehåller lagen bestämmelser om tystnadsplikt och när det är förbjudet att lämna ut allmänna handlingar.
För att en handling ska kunna beläggas med sekretess krävs det ett lagrum. Du får inte sekretessbelägga en handling för att man inte vill att den ska lämnas ut.
Sekretess och hantering av allmänna handlingar – för dig som kommunanställd
Som kommunanställd är det viktigt att känna till grunderna för hantering av allmänna handlingar och sekretess. Huvudregeln är att allmänna handlingar är offentliga och ska lämnas ut vid begäran – så länge de inte innehåller sekretessbelagda uppgifter.
När gäller sekretess?
Sekretess regleras i offentlighets- och sekretesslagen (OSL) och gäller både inom och mellan nämnder, förvaltningar, andra myndigheter och gentemot allmänheten.
Sekretess gäller när uppgifter kan skada någon eller om det krävs för att skydda enskilda personers integritet. Det kan handla om till exempel:
- skyddade personuppgifter
- medicinsk information
- rikets säkerhet
Olika typer av verksamhet regleras med olika typer av sekretess, det är därför viktigt att veta vilken sekretess som rör ens egen verksamhet, till exempel socialtjänst 26 kap. OSL, utbildning och barnomsorg 23 kap. OSL.
Vem gör sekretessprövningen?
När registrator registrerar handlingen görs en första bedömning om handlingen omfattas av sekretess och lägger in sekretessmarkering. Markeringen är endast en indikation och vid varje utlämnande ska det alltid göras en bedömning om innehållet i handlingen omfattas av sekretess eller inte. Det är du som har handlingen i din vård som ansvarar för att göra prövningen (OSL 6 kap. 3 §). Om du är osäker – kontakta din registrator eller ansvarig chef.
Viktigt att tänka på:
- Du får endast vägra att lämna ut uppgifter om du har en giltig sekretessgrund som säger att materialet inte kan lämnas ut.
- Personer har i regel rätt att ta del av uppgifter om sig själva, om inte lagen säger annat (OSL 25 kap. 6 §).
- Sekretess kan även regleras genom avtal, särskilt vid kontakt med företag. Sådana avtal måste vara tydliga, och du som hanterar dessa uppgifter behöver känna till vad som gäller.
- Maskning av sekretessbelagda uppgifter ska göras med godkända verktyg eller material – fråga förvaltningens registrator om du är osäker.
- I Ciceron ska du alltid ange det lagrum som är grund för sekretessen. (Markeringen är endast en indikation och vid varje utlämnande ska det alltid göras en bedömning om innehållet i handlingen omfattas av sekretess eller inte.)
- I kommunens informationshanterings plan ska det framgå vilka handlingstyper som alltid omfattas av sekretess. Tänk på att alla handlingstyper kan omfatta sekretess, det är innehållet som avgör.
Allmänheten har rätt att ta del av allmänna handlingar. Om du som handläggare får en begäran om utlämning finns vissa rutiner som du måste följa. Här kan du läsa mer: