Handlägga ärenden i e-tjänsteplattformen

För att handlägga ärenden behöver du först logga in.

Plattform för externa e-tjänster

Plattform för interna e-tjänster

Klicka på “Logga in” uppe i det högra hörnet.

Välj sedan på “Logga in som handläggare” för och ange ditt personalkonto.

När du sedan är inloggad ser du i navigationsmenyn ett alternativ som heter “Handläggning”. Klicka där och välj sedan “Ärenden”.

I många fall kommer du direkt till ett ärende via en länk i den e-postnotifiering som skickas ut. Beskrivningen ovan gäller när du går in via plattformens startsida.

Ärendeöversikten är den vy där alla inkomna ärenden samlas. Här ser du de ärenden som du som handläggare har behörighet att hantera. För att underlätta navigering finns olika flikar, särskilt användbart när det finns många ärenden eller när flera handläggare delar på ärenden.

Det finns också funktioner för att ändra flera ärenden samtidigt, som till exempel:

• färgmarkera
• skapa utskick
• exportera till Excel
• ta ärenden
• ändra status
• ändra handläggare.

Filtera och sortera ärenden

Om du handlägger ärenden från flera olika e-tjänster kan det underlätta att filtrera eller sortera listan. För att filtrera mellan olika e-tjänster: klicka på rullistan till vänster där det står “Visa alla e-tjänster” och välj den e-tjänst du vill se ärenden för.

För att filtrera via sök: använd textfältet till höger:

För att sortera listan och dess kolumner: klicka på knappen “Inställningar”. Då öppnas en meny där du kan välja vilka kolumner som ska visas och i vilken ordning.

När du klickar på ett ärende öppnas ärendets vy. Här ser du all information och de uppgifter som skickats in via e-tjänsten. Som standard är fliken “Visa ärende” vald. Det finns även flera andra flikar med olika funktioner.

För att tydliggöra vem som ansvarar för ärendet kan du klicka på “Ta ärendet”. Då blir du tilldelad som handläggare.

Verktyg

I det högra hörnet av vyn finns rutan “Verktyg”. När du klickar där visas fler alternativ:

Ärendeöversikt: Visar en sammanställning av ärendet.

Ändra ärende: Ger möjlighet att ändra i ärendet, till exempel om något behöver korrigeras utan att den sökande själv måste åtgärda det.

Lägg till som flaggad: Markerar ärendet som flaggat. Det hamnar då under fliken “Flaggade” och får en stjärna som symbol bredvid namnet.

Ändra status: Här kan du ändra ärendets status. Som standard hamnar ärendet som “Inskickat”, men för att den sökande ska kunna följa sitt ärende på Mina sidor bör statusen uppdateras, exempelvis till “Under behandling” eller annan passande status.

Ändra handläggare: Används för att byta handläggare. I rutan kan du söka fram de personer som är behöriga för e-tjänstens ärenden. Det går att lägga till flera handläggare, och ibland sätts en hel grupp som handläggare, då kan alla i gruppen hantera ärendet.

Ta bort ärende: Här kan du ta bort ett ärende. Alternativet är inte tillgängligt för alla statusar. Observera att om ett ärende tas bort är det mycket svårt att återställa. Använd med stor försiktighet. I de flesta fall finns en automatisk gallring inställd i e-tjänsten som följer verksamhetens dokumenthanteringsplan.

Alla händelser i ett ärende loggas automatiskt och blir synliga både för dig som handläggare och för den sökande. Detta bidrar till transparens gentemot kommunens invånare och skapar spårbarhet för oss internt.

Du kan se alla händelser i ärendet under ”Ärendehistorik”:

En central funktion i plattformen är kommunikationen med den sökande. Meddelandefunktionen är säker ur ett personuppgiftsperspektiv och samlar all kommunikation kopplad till ärendet på ett och samma ställe. Det ger både tydlighet och spårbarhet.

Om du behöver kontakta den sökande använder du denna flik. Det kan exempelvis handla om att begära kompletteringar eller att skicka ut beslut.

För att skicka ett meddelande klickar du på den blå knappen ”Nytt meddelande”. Därefter kan du skriva ditt meddelande. I vissa e-tjänster finns fördefinierade mallar att välja mellan. Du kan även bifoga filer vid behov.

Klicka på den gröna knappen ”Skicka meddelande” för att skicka meddelandet till den sökande.

När du skickat meddelandet får den sökande en notifiering via e-post. Notifieringen innehåller en länk som leder direkt till meddelandet i plattformen. Den sökande kan sedan svara på meddelandet där.

Funktionen interna noteringar fungerar på liknande sätt som meddelandefunktionen, men med skillnaden att noteringarna endast är synliga för handläggare. Den sökande kan alltså inte se dessa.

Interna noteringar kan användas för att:

• dokumentera viktiga iakttagelser
• lämna information till kollegor
• underlätta samarbetet mellan handläggare som delar på ett ärende.