Boka konferens

En konferens kan vara ett bra sätt för arbetsgruppen att komma bort från den vardagliga miljön och fokusera på större frågor. Du som anställd i kommunen bokar konferens via en e-tjänst. Där finns ett antal konferenspaket att välja mellan. Läs informationen på den här intranätssidan innan du bokar i e-tjänsten så att du vet vad som gäller.

Boka konferens

Du ska alltid använda e-tjänsten för att boka konferens. Konferenser kan bara bokas av ansvarig chef.

Konferens - bokning

Generellt krav för konferens, kurs och liknande är att arrangemanget. ska vara till nytta för Motala kommun och ekonomiskt motiverat. Minst 75 procent av tiden ska ägnas åt arbete. Det betyder att högst två av åtta timmar får nyttjas till nöje/ledig tid. Det måste uppfyllas för att en studie- eller konferensresa inte ska förmånsbeskattas för den anställde.

Läs mer hos Skatteverket: Konferensresa och studieresa – Skatteverket

Vid program som inte uppfyller dessa krav eller då program saknas, kan respektive konferensdeltagare komma att förmånsbeskattas.

Konferenser med lunch eller middag av normal karaktär betraktas som allmänna omkostnader och är normalt avdragsgilla. Om konferensen avslutas med en ”lyxigare” måltid, exempelvis en trerättersmiddag eller i samband med teater eller konsert, klassas det som intern representation och ska beskattas därefter.

Närhetsprincipen

När konferensen ska bokas behöver chefen ta hänsyn till olika faktorer, bland annat närhetsprincipen. Vid bokning och val av konferenslokaler gäller följande prioritering:

  1. Lokaler som ägs av Motala kommun.
  2. Lokaler som ligger i Motala kommun.
  3. Lokaler som ligger utanför Motala kommun.

Maximalt avstånd vid endags- eller halvdagskonferenser är 5 km utanför kommungränsen. Maximalt avstånd vid konferenser med övernattning är 3 mil utanför kommungränsen.

Direkt samband

Konferenser och dess deltagande ska ha ett direkt samband med Motala kommuns verksamhet och mål och ska alltid vara godkänt av ansvarig chef.

Alkohol

Alkohol ska inte ingå i något konferenspaket. Till lunch och middag serveras vanligtvis lättöl, läsk eller vatten.

Spa

På många konferensanläggningar finns möjlighet att använda spafaciliteter. Det ingår dock inte i något konferenspaket och ska inte ingå i eller tas hänsyn till i konferensprogrammet. Om konferensdeltagaren vill utnyttja anläggningens spa, bekostas det av konferensdeltagaren och sker i mån av tid.

Motala kommun har tagit fram och avtalat om olika konferenspaket som ska användas vid konferensbokning. Bokning utöver konferenspaketen ska beslutas av kommundirektör.

Du kan boka följande konferenspaket:

  • halvdagskonferens
  • heldagskonferens
  • lunch till lunch-konferens
  • 2-dagarskonferens.

Här nedan kan du läsa om vad som ingår i respektive paket.

Halvdagskonferens

Vid en halvdagskonferens ingår följande:

  • konferenslokal
  • eftermiddagsfika/förmiddagsfika.

Heldagskonferens

Vid en heldagskonferens ingår följande:

  • konferenslokal
  • förmiddagsfika
  • lunch, 1 rätt eller buffé
  • eftermiddagsfika.

Tvådagarskonferens

Vid en tvådagarskonferens ingår följande:

  • konferenslokal
  • förmiddagsfika, dag 1 och 2
  • lunch dag 1 och 2, 1 rätt eller buffé
  • eftermiddagsfika dag 1 och 2
  • middag, 1-2 rätter eller buffé
  • logi
  • frukostbuffé, dag 2.

Lunch-till-lunch

Vid en lunch-till-lunch-konferens ingår följande:

  • konferensrum
  • lunch, 1 rätt eller buffé, dag 1 och 2
  • eftermiddagsfika, dag 1
  • middag, 1-2 rätter eller buffé
  • logi
  • frukostbuffé, dag 2
  • förmiddagsfika, dag 2.

Det är viktigt att kostnadsmedvetenhet finns vid planering och beställning av konferens. Det ska alltid finnas ett syfte som är fastställt i förväg och som ska gå att kontrollera i efterhand. Syftet ska vara planering på ”högre nivå”, alltså inte löpande arbete. Det kan vara personalfrågor, budgetplanering, verksamhetsplanering eller liknande.

Beställning av konferenser sker genom en kommungemensam e-tjänst.

Konferens – bokning

I samband med beställning ska följande information framgå:

  • syfte
  • datum
  • konferensprogram
  • namn och befattning på de som deltar
  • eventuell specialkost och/eller allergier.

Med konferens menas interna kurser, planeringsdagar, nätverksträffar, ledningsmöten, branschdagar och andra liknande arrangemang som arrangeras av Motala kommun och som vänder sig till anställd personal eller förtroendevalda i kommunen.

Informationen på den här sidan är baserad på informationen i riktlinjerna, som du är skyldig att följa i samband med bokning av konferenspaket.

Riktlinjer för interna konferenser i Motala kommun

ß