Fördelning av arbetsmiljöuppgifter
Arbetsgivaren (respektive nämnd) har det juridiska ansvaret för att arbetsmiljöarbetet genomförs, men uppgifter för att utföra de olika aktiviteterna kan och ska fördelas i organisationen. Det är alltså arbetsmiljöuppgifter som fördelas och inte det juridiska ansvaret. Med arbetsmiljöuppgifterna följer däremot ett visst ansvar.
Arbetsmiljöfrågorna ska behandlas i direkt anslutning till den vardagliga verksamheten inom respektive enhet. Därför är det viktigt att fördelningen av uppgifter görs skriftligen och på ett tydligt sätt. Det ska klart framgå vem som ska göra vad i det systematiska arbetsmiljöarbetet.
När en uppgift fördelas, är det viktigt att det är klart och tydligt
- vilka befogenheter som följer med uppgiften, det vill säga rätten att fatta beslut och vidta åtgärder, och
- vilka resurser som följer med uppgiften, till exempel ekonomiska medel eller tillgång till personal, utrustning, lokaler, tid och kunskaper.
Med kunskap menas för dig som är nämndsordförande, chef eller motsvarande att du har tillräckliga kunskaper om:
- Bestämmelser som har betydelse för arbetsmiljön
- Fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden i arbetsmiljön som innebär risker för ohälsa och olycksfall, och
- Åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall samt uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö.
Om du är annan arbetsgivarföreträdare så menas kunskap inom det område som arbetsmiljöuppgiften eller arbetsmiljöuppgifterna som du har fått fördelade till dig.
Vanliga frågor
Vad gör jag om jag inte har tillräcklig kompetens, befogenheter eller resurser?
Om en arbetstagares befogenheter eller resurser inte räcker för en tilldelad uppgift i arbetsmiljöarbetet, är det viktigt att du som har fått uppgiften vänder dig till den som har fördelat arbetsmiljöuppgiften till dig. Du behöver beskriva vilken förändring som behövs eller frånsäga dig uppgiften det vill säga returnera fördelad arbetsmiljöuppgift.
Uppgifter kan fördelas på namngivna personer eller på särskilda funktioner, däremot inte på en hel grupp. Skyddsombud ska inte tilldelas arbetsmiljöuppgifter eftersom de i sin roll representerar arbetstagarna.
Fördelning av arbetsmiljöuppgift
Uppgiftsfördelningen görs från respektive nämnd och utåt i organisationen. Det är olämpligt att hoppa över något led eftersom det kan skapa oklarhet om vem medarbetarna ska vända sig till i arbetsmiljöfrågor.
Inom Motala kommun fördelas uppgifterna i arbetsmiljöarbetet från respektive nämnd och ner till enhetschef eller annan arbetsgivarföreträdare i följande ordning:
- Från nämndsordförande till förvaltningschef
- Från förvaltningschef till verksamhetschef
- Från verksamhetschef (eller förvaltningschef där verksamhetschef inte finns) till enhetschef
- Från enhetschef till annan arbetsgivarföreträdare (medarbetare)
Chef som ska fördela arbetsmiljöuppgifter använder e-tjänst Fördelning av arbetsmiljöuppgift.
Digitalt signerad fördelning
När mottagande chef/arbetsgivarföreträdare är införstådd vad uppgiftsfördelningen innebär i praktiken signeras fördelningen digitalt. Därefter skickas signerat dokument automatiskt till GLF, Stöd och utveckling – Administration, som tillser att den sparas ner i stödsystemet Winlas under Händelser och i personakt.
Om du som mottagare av fördelade arbetsmiljöuppgifter har gjort allt du kan utifrån dina befogenheter och upplever att du inte har tillräckliga resurser har du rätt att returnera arbetsmiljöuppgiften. Det gör du till den som har fördelat arbetsmiljöuppgifterna till dig.
Returnering av arbetsmiljöuppgift
Innan du fyller i och returnerar en/flera arbetsmiljöuppgifter är det viktigt att du har ett samtal med den som har gjort fördelningen. Vid samtalet ska HR-partner medverka. När du fyller i en returnering ska det tydligt framgå vilken eller vilka arbetsuppgifter som ska returneras och vilken anledningen är. Det är viktigt att förfarandet kring returnering av arbetsuppgifter är klart och tydligt eftersom det innebär att ansvaret för arbetsmiljöuppgiften då går tillbaka till den som tidigare fördelade uppgiften.
Chef/arbetsgivarföreträdare som önskar returnera en/flera arbetsmiljöuppgifter använder e-tjänst Fördelning av arbetsmiljöuppgift (samma e-tjänst).
Digitalt signerad returnering
Digitalt ifylld returnering skickas automatiskt till chef som har fördelat och till GLF, Stöd och utveckling – Administration, som tillser att den sparas ner i stödsystemet Winlas under Händelser och i personakt.
Återfördelning av arbetsmiljöuppgift
När tillräckliga åtgärder har vidtagits, exempelvis genom ökad kompetens, ytterligare befogenheter eller ändrade resurser, kan arbetsuppgiften återfördelas. Vid återfördelningen ska det på tydligt framgå vilka åtgärder som har vidtagits. Återfördelningen ska skrivas under av båda parter, vilket sker digitalt. Även vid detta tillfälle ska ett samtal ske mellan den som ger fördelningen och den som tar emot och HR-partner deltar.
Chef/arbetsgivarföreträdare som önskar återfördela en/flera arbetsmiljöuppgifter använder e-tjänst Fördelning av arbetsmiljöuppgift (samma e-tjänst).
Digitalt signerad återfördelning
Digitalt ifylld återfördelning skickas automatiskt till mottagande chef och till GLF, Stöd och utveckling – Administration, som tillser att den sparas ner i stödsystemet Winlas under Händelser och i personakt.
Dessa blanketter är endast för att visa vilka uppgifter som ingår i fördelningen. Fördelningen görs via hänvisad e-tjänst ovan.
Från nämndsordförande till förvaltningschef
Från förvaltningschef till verksamhetschef